Waarom kosten ICT-projecten vaak meer dan gedacht? 'Men wil alles tegelijk'
De overheid en ICT: het lijkt geen gelukkig huwelijk. Vandaag blijkt dat het vernieuwen van ICT-systemen bij de Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) 59 miljoen duurder uitvalt dan begroot. Hierop heeft de Tweede Kamer intussen zeer ontstemd gereageerd.
Eerder dit jaar werd duidelijk dat digitalisering van de rechtspraak 220 miljoen euro kost in plaats van de geplande 60 miljoen en dan is er nog de Belastingdienst: ook daar werd de ICT-begroting met miljoenen overschreden. ICT-projecten kosten vaak veel meer dan verwacht, maar hoe komt dat eigenlijk?
Het begint al bij de basis, zegt Albert Boonstra, hoogleraar informatiemanagement aan de Rijksuniversiteit Groningen. Bedrijven of overheidsinstellingen zetten mooie plannen op papier en maken afspraken met een ICT-aanbieder, alleen zien daarbij te veel over het hoofd. "Pas nadat een project is gestart, bedenkt een organisatie dat er extra wensen zijn. En dan gaan de tarieven gierend snel omhoog."
Ook een probleem voor bedrijfsleven
Een parlementaire commissie deed in 2014 onderzoek naar ICT-projecten bij de overheid. Die concludeerde toen dat het Rijk de besturing en beheersing van ICT-projecten niet op orde heeft en dat het geheel van ICT-organisaties bij de Rijksoverheid chaotisch en ondoorzichtig is.
Maar volgens Boonstra spelen dure of falende ICT-projecten niet alleen de overheid parten. "Het komt ook bij particuliere bedrijven voor, alleen die hoeven daar niet transparant over te zijn. Ze zullen dit soort nieuws dus meer onder de pet houden."
Te veel tegelijk
Wel hebben overheidsinstellingen volgens hem een nadeel waar bedrijven niet mee kampen. Een bedrijf kan kiezen voor een aanbieder waar het goede ervaringen mee heeft, maar het Rijk moet een aanbesteding uitschrijven. Vervolgens kiest een overheidsinstelling de meest gunstige aanbieder. "Dat is soms een bron van mislukking", zegt Boonstra. "Aanbieders stellen zich dan zo schappelijk en gunstig mogelijk op."
Na het onderzoek uit 2014 heeft het kabinet het Bureau ICT-toetsing (BIT) in het leven geroepen om ICT-projecten vooraf strenger te controleren op haalbaarheid. Het BIT heeft tot nu toe zeker 32 adviezen uitgebracht, maar kijkt alleen naar de kant van de overheid.
Toch ligt de grootste fout niet bij de aanbesteding, maar bij de wens om alles in één keer te veranderen. "Men wil alles tegelijk. Het is hoogmoed om te denken dat zoiets daadwerkelijk kan." Volgens Boonstra is het beter om ICT-systemen stapsgewijs te vernieuwen. "Dan maak je steeds kleine stapjes en is het makkelijker om een realistisch offertebedrag op te stellen."
